Lista de documentos para un pequeño negocio de servicios
Respuesta breve: Un pequeño negocio de servicios necesita nueve documentos básicos: formulario de admisión, cotización, factura, contrato de servicio (o de consentimiento), política de cancelación, registro de trabajo o tratamiento completado, informe de incidentes, guiones de mensajes de seguimiento y un sistema de contabilidad. Impleméntelos en ese orden y cubrirá los cobros, la responsabilidad legal, las operaciones y el crecimiento.
Empiece por los documentos del dinero
La cotización y la factura son los dos documentos que deciden si usted cobra. Prepárelos primero, con el mismo encabezado, el mismo formato de partidas y números consecutivos que coincidan. Una cotización firmada por el cliente, seguida de una factura que la refleje, elimina la mayoría de las disputas de pago antes de que empiecen.
Agregue después el formulario de admisión. Recopila los datos (contacto, propiedad o historial de salud, motivo de la visita, autorización) que reutilizan todos los documentos posteriores, y le da una firma antes de iniciar cualquier trabajo.
Después, los documentos de protección
Un contrato de servicio (para oficios) o una política financiera y un consentimiento informado (para clínicas) establecen las condiciones: pago, garantía o resultados, cancelaciones, responsabilidades y obligaciones legales. Una política de cancelación o de inasistencias (no-show) protege su agenda. Un informe de incidentes le da un registro uniforme cuando algo sale mal.
Use un lenguaje sencillo. Los clientes y pacientes firman lo que entienden y discuten lo que no entienden.
Luego, operaciones y crecimiento
Las listas de verificación (de inspección, de apertura y cierre), los procedimientos operativos estándar (SOP) y los informes de servicio o de trabajo completado hacen que el trabajo sea uniforme entre el personal y crean el historial que respalda sus recomendaciones. Los guiones de seguimiento y los mensajes para citas convierten los trabajos terminados en reseñas, referidos y visitas repetidas. Un libro de contabilidad le dice si todo esto es rentable.
Incorpore dos o tres documentos por semana en lugar de todos a la vez; que su equipo los adopte importa más que la rapidez.
Preguntas frecuentes
¿Necesito los nueve documentos desde el primer día?
No. Comience con el formulario de admisión, la cotización y la factura; agregue el contrato o los formularios de consentimiento durante el primer mes y, después, los documentos de operaciones y crecimiento.
¿Los documentos deben ser impresos o digitales?
Ambos funcionan. La mayoría de los negocios pequeños imprimen blocs de admisión y cotización para el campo y envían facturas y contratos en PDF. Los archivos de Word sirven para cualquiera de las dos opciones.
