Los formularios que la mayoría de las empresas de plomería necesitan
| Formulario | Cuándo se usa |
|---|---|
| Admisión del cliente / solicitud de servicio | Al agendar la llamada: quién, dónde, qué falla, acceso, autorización |
| Cotización | Antes del trabajo: precio, opciones, aprobación |
| Orden de trabajo | Se entrega al plomero para el trabajo; generador gratuito abajo |
| Contrato de servicio | Antes de trabajos grandes, comerciales o con depósito: alcance, pago, garantía, responsabilidad |
| Informe de servicio / hoja de trabajo | Después del trabajo: trabajo realizado, piezas, resultados de pruebas, firma de conformidad |
| Factura | Después del trabajo: cobro detallado y condiciones de pago |
| Contrato de plan de mantenimiento | Membresías de servicio recurrente |
| Hojas de cálculo de costos del trabajo y contabilidad | Fijar precios rentables y controlar los gastos |
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Para quién son estas plantillas de plomería
Plomeros con licencia que dirigen su propia empresa, desde una sola camioneta hasta un equipo pequeño, y que realizan servicio residencial, reparaciones, trabajos de drenaje, calentadores de agua, remodelaciones y trabajos comerciales ligeros. De una sola persona hasta 8 empleados, a menudo negocios familiares, con cotizaciones hechas en el sitio y facturas enviadas el mismo día o a fin de mes.
Los problemas que resuelven
- Las llamadas de emergencia a deshoras se atienden primero y se documentan después, y muchas veces el papeleo nunca se hace.
- Los clientes se quejan del precio cuando el trabajo ya está hecho porque nada se autorizó por escrito.
- Disputas de garantía por accesorios que suministró el cliente o por trabajos de drenaje que se vuelven a tapar.
- No hay una forma consistente de fijar precios, así que la cotización depende de qué plomero la escribió.
- Las reseñas y los clientes que regresan dependen de la memoria y no de un proceso.
Lo que una operación bien administrada de plomería espera de sus documentos
- Cotizar con exactitud en el sitio y obtener una firma antes de tocar una tubería.
- Enviar facturas limpias y con su marca que se paguen sin tener que perseguir al cliente.
- Proteger el negocio con términos claros sobre piezas suministradas por el cliente, acceso y condiciones ocultas.
- Generar ingresos con planes de mantenimiento (limpieza de calentadores de agua, mantenimiento de drenajes, pruebas de contraflujo).
- Conocer el margen de cada tipo de trabajo.
La guía completa de documentos para plomería
Lo básico: el conjunto de documentos de un negocio de plomería
Un negocio de plomería necesita un conjunto breve y consistente de documentos: un formulario de admisión que registre la propiedad, el accesorio, el síntoma y los detalles de acceso; una cotización con aceptación firmada; una factura que coincida con la cotización línea por línea; un contrato de servicio para trabajos más grandes o recurrentes; un informe de finalización para cualquier trabajo que haya incluido una inspección con cámara, una prueba de presión o un requisito del código; y mensajes de seguimiento que soliciten la reseña mientras el cliente aún está agradecido.
Como el trabajo de plomería suele ser urgente, el formulario de admisión importa más que en la mayoría de los oficios. Una admisión telefónica de dos minutos (dónde está la llave de paso, si el agua está cerrada en este momento, qué antigüedad tiene el calentador, si es de gas o eléctrico, quién estará en casa) evita viajes perdidos y permite que el plomero llegue con las piezas correctas.
Las plantillas en Word y PDF son el camino más rápido hacia este conjunto de documentos. Reemplace los campos entre corchetes una sola vez, guarde una versión de su empresa y todos los documentos posteriores llevarán su número de licencia, su logotipo y sus términos.
Nivel intermedio: cotizar condiciones ocultas y proteger la garantía
Las cotizaciones de plomería fallan por las condiciones ocultas: la llave de paso corroída que se rompe, la tubería galvanizada detrás de la pared, el hierro fundido que se desmorona al primer corte. Una buena cotización indica qué está incluido, qué está excluido y cómo se fijará el precio y se autorizará cualquier trabajo adicional. También establece las responsabilidades del cliente: acceso despejado, mascotas resguardadas y agua cerrada a la hora acordada.
La redacción de la garantía debe distinguir su garantía de mano de obra de la garantía del fabricante de las piezas, excluir los accesorios suministrados por el cliente y ser explícita respecto a los trabajos de drenaje, donde la reincidencia es común y rara vez es culpa del plomero. Un contrato de servicio con estas cláusulas, firmado al inicio de los trabajos más grandes, evita las discusiones más costosas.
Las facturas deben hacer referencia a la cotización, detallar la mano de obra y los materiales, mostrar por separado la tarifa del permiso cuando corresponda e indicar la fecha de vencimiento del pago y el cargo por mora. Una factura clara se paga más rápido; una factura clara que hace referencia a una cotización firmada se paga sin discusión.
Nivel experto: planes de mantenimiento, historial de servicio y precios para ganar
Los ingresos recurrentes en plomería provienen de la limpieza anual de calentadores de agua, el mantenimiento de drenajes para restaurantes y propiedades de alquiler, las pruebas de prevención de contraflujo y las inspecciones de plomería de toda la casa. Un contrato de plan de mantenimiento con una tarifa anual fija, prioridad en la programación y un descuento en reparaciones le da al plomero una razón para volver y al cliente una razón para llamarle primero a usted.
Una lista de verificación de inspección crea el historial de servicio que hace valiosos esos planes: presión del agua, antigüedad del calentador y estado del ánodo, fugas visibles, funcionamiento de las llaves de paso, flujo del drenaje y notas sobre la calidad del agua. Registrada una vez al año, respalda recomendaciones de reemplazo que los clientes aceptan porque han visto la tendencia.
El cálculo de costos del trabajo cierra el ciclo. Una hoja de cálculo con su costo laboral real, el costo por hora de la camioneta y los gastos generales, el margen sobre los materiales y el margen objetivo muestra qué tipos de trabajo realmente generan ganancias. La mayoría de los plomeros descubre que las llamadas de emergencia tienen precios demasiado bajos y que la instalación de accesorios con piezas suministradas por el cliente genera pérdidas. Los cambios de precios se basan en datos, no en suposiciones.
Todas las plantillas de plomería, explicadas
- Formulario de admisión de clientes e información de la propiedad para plomería — Formulario de admisión, $7.99
- Plantilla de cotización de servicio para plomería — Cotización, $8.99
- Plantilla de factura para plomería — Factura, $7.99
- Contrato de servicio y términos de servicio para plomería — Contrato de servicio, $9.99
- Lista de verificación de mantenimiento e inspección de temporada para plomería — Lista de verificación de inspección, $7.99
- Informe de servicio de finalización del trabajo para plomería — Informe de servicio, $7.99
- Contrato de membresía de plan de mantenimiento para plomería — Contrato de plan de mantenimiento, $9.99
- Guiones de seguimiento, recordatorio y solicitud de reseñas para clientes de plomería — Guiones de seguimiento y solicitud de reseñas, $8.99
- Paquete de formularios comerciales para plomería — Paquete de formularios, $34.99
- Hoja de cálculo de costos del trabajo y calculadora de cotizaciones para plomería — Cálculo de costos y cotizaciones, $16.99
- Hoja de cálculo de contabilidad, gastos y kilometraje para plomería — Contabilidad y control de pérdidas y ganancias, $14.99