Cómo reducir inasistencias y cancelaciones tardías en su clínica o negocio
Respuesta breve: Las inasistencias bajan cuando se cumplen tres cosas: una política de cancelación que el cliente firma en la admisión, una secuencia de recordatorios a las 48 y 24 horas con una forma fácil de reprogramar, y una lista de espera para volver a llenar los horarios cancelados. Los consultorios que aplican las tres suelen ver una caída considerable de citas perdidas en un trimestre.
La política firmada
Indique el plazo de aviso (24 o 48 horas), el cargo por cancelaciones tardías e inasistencias, cómo cancelar y qué sucede si se repiten las inasistencias. Pida al cliente que la firme como parte del paquete de nuevos clientes y menciónela en el mensaje de confirmación. Aplíquela siempre de la misma manera; una política que se perdona cada vez no es una política.
La secuencia de recordatorios
Envíe una confirmación al reservar, un recordatorio 48 horas antes y otro 24 horas antes. Cada mensaje debe incluir la fecha, la hora, la ubicación, qué llevar y una forma de reprogramar con un solo toque. Los recordatorios que facilitan reprogramar convierten posibles inasistencias en citas reprogramadas.
La lista de espera y el seguimiento
Mantenga una lista de espera corta y envíele un mensaje de texto cuando se libere un horario; los horarios que se vuelven a llenar hacen que las cancelaciones casi no cuesten. Después de una inasistencia, envíe un seguimiento amable que ofrezca reprogramar y le recuerde al cliente la política. Registre las inasistencias por día y hora; los patrones suelen indicar un ajuste necesario en la agenda.
Preguntas frecuentes
¿De cuánto debe ser el cargo por inasistencia?
Lo suficiente para que importe, pero no tanto como para perder al cliente: comúnmente $25–75 en clínicas, y un cargo por visita o la pérdida del depósito en los oficios.
¿Puedo cobrar el cargo al seguro médico?
No. Los cargos por inasistencia se cobran directamente al cliente. Revise los contratos con las aseguradoras para conocer posibles restricciones.
